Zgodnie z uzasadnieniami Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, praca zdalna
Wkrótce wejdą w życie wymogi Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Nowe zasady są dość obszerne i nawet zanim wejdą w życie, istnieje znaczna niepewność co do tego, jak będą naprawdę wykorzystywane. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej udzieliło niektórym z nich odpowiedzi, które zostały następnie upublicznione na swojej stronie internetowej.
Zakres refundacji
Przepisy dotyczące pracy zdalnej pojawią się w pierwszej kolejności w Kodeksie pracy zgodnie z ustawą o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz kilku innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Wejdą one w życie 7 kwietnia 2023 r., zastępując obecne ograniczenia dotyczące telepracy, choć obecnie obarczone są niepewnością. Jedna z nich dotyczy zakresu refundacji przez pracodawcę wydatków związanych z zatrudnieniem zdalnym.
Zgodnie z ustawą zmieniającą, obowiązkiem pracodawcy w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej w przedsiębiorstwie (oprócz sporadycznej pracy zdalnej) będzie m.in. ponoszenie kosztów związanych z instalacją, obsługą, obsługą i utrzymaniem pracy narzędzia, koszty energii elektrycznej i niezbędne usługi telekomunikacyjne.
Zdecydowana większość czasu praca zdalna odbywa się w domu pracownika. Pracownik poza wspomnianymi już kosztami pracy zdalnej, takimi jak koszt energii czy usług telekomunikacyjnych, ma również dodatkowe wydatki związane z korzystaniem z pokoju (domu), takie jak koszt zużycia wody. W związku z tym pojawiła się kwestia, czy pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego zwrotu takich kosztów. Odpowiedź ministerstwa ds. rodziny pokazuje, że odpowiedź brzmi „nie”, chyba że z aktów biznesowych regulujących zatrudnienie na odległość wyłonią się bardziej życzliwe standardy.
Krzesło do pracy zdalnej
Z wyjątkiem sporadycznej pracy zdalnej, pracodawca zapewnia pracownikowi wszelkie materiały i narzędzia pracy, w tym wszelkie gadżety techniczne. Kwestia, czy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi, który pracuje zdalnie, biurko i krzesło w ramach tego wymogu, nie jest zadowalająco uregulowana w nowych przepisach.
W odpowiedzi na powyższe zapytanie ministerstwo rodziny stwierdziło, że to do pracownika należy ocena stanu fizycznego i technologicznego swojego miejsca pracy. Pracodawca nie ma prawnego uzasadnienia, aby weryfikować lub kwestionować twierdzenie pracownika, że dysponuje on niezbędnym miejscem do pracy (np. biurkiem i krzesłem) do wykonywania tego rodzaju pracy. Zatem, o ile nie zostaną podjęte szczególne ustalenia wynikające z umowy lub regulaminu takiego zatrudnienia, pracodawca nie ma w takim scenariuszu obowiązku przekazania pracownikowi wyposażenia stanowiska pracy zdalnej, takiego jak biurko czy krzesło.
Sporadyczna praca zdalna
Ustawa zmieniająca dopuszcza możliwość sporadycznej pracy zdalnej na życzenie pracownika. Jest to najmniej ustrukturyzowana metoda pracy zdalnej, ponieważ w takiej sytuacji nie jest konieczna żadna indywidualna umowa z pracownikiem ani regulacje na poziomie firmy. Uzgodnienia stron wymagają jedynie zasady kontroli pracy zdalnej, kontroli BHP oraz kontroli przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Większość obowiązków związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej jest jednak zwolniona z pracodawcy.
Na podstawie jego chęci na 24 dni w roku kalendarzowym pracownik będzie mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej. Jeśli jednak dana osoba pracuje w niepełnym wymiarze godzin, kwestionowano, czy 24-dniowa pula sporadycznego zatrudnienia na odległość jest równa niepełnemu etatowi. Ponadto nie było jasne, czy pracodawca będzie mógł odrzucić wniosek. Ministerstwo Rodziny próbowało rozwiązać oba te problemy. Ministerstwo ustaliło, że roczna pula 24 dni sporadycznej pracy zdalnej nie podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu do zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin i że pracodawca ma swobodę odrzucenia wniosku o taką pracę.