Praca w domu dla firmy. Są to kluczowe obowiązki, które muszą spełniać pracodawcy.

Każdy pracodawca, który zdecyduje się na wdrożenie pracy zdalnej w swojej organizacji, musi teraz przestrzegać kryteriów prawnych. Wymieniamy je tutaj.

7 kwietnia nowelizacja Kodeksu pracy, która w pełni reguluje tę kwestię, zastąpiła różne zapisy ustawy antycovidowej dotyczące pracy zdalnej.

Maciej aga, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych, doktor nauk prawnych. Ten „styl” przeszedł pewne zmiany, w tym niektóre związane z pracą zdalną. W rezultacie przy ustalaniu tych wymagań mikroprzedsiębiorcy zatrudniający kilka osób mogą mieć problem z dopełnieniem wszystkich formalności; w rezultacie często korzystają z pomocy prawników.

Przede wszystkim należy wyjaśnić, że nie każda firma w Polsce musi umożliwiać pracę zdalną, a pracownicy nie mają prawa jej żądać. Decyzja pracodawcy zawsze przesądza o tym, czy w firmie zostanie wdrożona praca zdalna. Sam dokonał tego wyboru.

Ocena ryzyka

Jakie są zatem obowiązki pracodawcy, który decyduje się na zaoferowanie możliwości pracy zdalnej? Musi ocenić zagrożenie zawodowe w warunkach urzędowych. Pracodawcy od dawna są prawnie zobowiązani do oceny tego ryzyka na danym stanowisku pracy. Dlatego też, jeśli pracownik na przykład zetknie się z chemikaliami, może istnieć związek z określonymi chorobami w przyszłości. To samo dotyczy pracy zdalnej. Istotna jest ocena tych zagrożeń pod kątem wykonywania zadań poza siedzibą firmy, gdy przechodzimy na ten tryb pracy. Dotyczy to przede wszystkim ergonomii miejsca pracy w związku z długotrwałym siedzeniem i wpatrywaniem się w ekran komputera. Istnieje jednak jeszcze jeden istotny aspekt ryzyka związanego z pracą zdalną. Należy wspomnieć o trudnościach społecznych i psychologicznych, ponieważ w firmie nie ma zbyt wielu interakcji międzyludzkich. Zdaniem eksperta prawnego dr Macieja Agi, u osób pracujących zdalnie znacznie wzrasta ryzyko wyobcowania, a nawet depresji.

BHP w domu

Po drugie, firma musi poinformować pracownika o podstawach BHP podczas pracy z domu. Oba obowiązki – ocena ryzyka zawodowego i informacja – wiążą się ze znacznymi kosztami dla firmy, ponieważ muszą korzystać z usług specjalisty ds. BHP lub kancelarii prawnej, która to robi. Dr Maciej Aga dodaje, że będzie to kosztować od 100 do 150 zł netto.

Ograniczenia dotyczące pracy zdalnej

Pracodawca będzie również zobowiązany do ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej. – Jest mały haczyk, ale takie zasady są opcjonalne. Jeśli go nie wystawimy, pracownik musi być konsultowany każdorazowo, gdy pracodawca określa warunki pracy zdalnej. Dlatego zamiast robić to osobno za każdym razem, gdy zezwalasz innemu pracownikowi na pracę zdalną, nalegam na stworzenie regulaminu – mówi radca prawny dr Maciej Aga.

Oświadczenia złożone przez pracownika

Pracownik musi złożyć trzy oświadczenia, co jest czwartym obowiązkiem pracodawcy. Zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego, wymaganiami BHP oraz zasadami ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej to kolejne stwierdzenia.

Aneks do umowy

Ostatnim wymogiem jest stworzenie aneksu do umowy o pracę z pracownikiem na pracę zdalną. Wiąże się to ze zmianami w podstawowych warunkach zatrudnienia. Mimo że załącznik nie musi mieć formy papierowej, większość firm wybiera jednak wersję pisemną. A prostą umowę można zawrzeć np. mailowo – uważa ekspert prawny dr Maciej Aga. Dodatkowo firma musi podać więcej szczegółów na temat warunków pracy pracownika przy wdrażaniu pracy zdalnej.

Zwrot kosztów

W realnym świecie pracodawca ma dwa obowiązki wynikające z wprowadzenia do organizacji potencjału pracy zdalnej. Najpierw będzie musiał zwrócić pracownikowi koszty związane z pracą. Przykładem może być ekwiwalent finansowy za korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu komputerowego lub opłata za energię i Internet. Według dr Macieja Agi, radcy prawnego, ryczałt dzienny może wynosić od 4 do 9 zł.

Uczynienie miejsca pracy bardziej nowoczesnym

Drugim obowiązkiem jest utrzymanie porządku w miejscu pracy. Pracownik ma przecież obowiązek potwierdzić, że zapoznał się z warunkami oceny bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ryzyka zawodowego. Może to wywołać kwestię renowacji miejsca pracy. Koszt modyfikacji stanowiska pracy w domu nie jest wyraźnie określony w przepisach jako obowiązek pracodawcy. Jednak prawo niewątpliwie skłania do dyskusji na ten temat między pracownikiem a pracodawcą – uważa ekspert prawny dr Maciej Aga.

A co grozi pracodawcy, który mimo zapowiedzi wprowadzenia pracy zdalnej nie uchwalił ustawy rozwiązującej problemy z nią związane? – Nowelizacja nie dodaje nowej kategorii wykroczeń zagrożonych grzywną lub inną karą ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Niewątpliwie inspektor pracy jest uprawniony do wydania zarządzenia administracyjnego kierującego wdrożenie ograniczeń pracy zdalnej. Dodatkowo zdaniem radcy prawnego brak sporządzenia oceny ryzyka zawodowego stanowi naruszenie przepisów Kodeksu pracy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

– Pracodawca ponosi większe ryzyko prawne w związku z prowadzoną działalnością, jeśli przepisy dotyczące pracy zdalnej nie są realizowane. Państwowa Inspekcja Pracy oraz pracownik mogą dochodzić roszczeń wobec pracodawcy, jeżeli wypadek przy pracy zdarzył się, a na stanowisku pracy nie przeprowadzono oceny ryzyka zawodowego i wyposażenia dodatkowego. W rezultacie warto przestrzegać prawa. Pracownik będzie pracował w lepszych warunkach, pracodawca poczuje się bezpieczniej, a na tym skorzystają obie strony – mówi dr Maciej Aga.