Jak wdrażać pracę zdalną i czy wola pracownika jest prawnie wiążąca?

Tsunami doświadczeń, jakie przyniosły doraźne środki zaradcze wdrożone w czasie epidemii COVID-19, skłoniło ustawodawcę do wprowadzenia przepisów dotyczących pracy zdalnej. 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy; w rezultacie zarówno pracownicy, jak i pracodawcy muszą teraz dostosować się do nowych zasad.

Kodeks pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną w całości lub w części w miejscu wskazanym przez pracownika i zawsze uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Dlatego praca zdalna może być realizowana poprzez bezpośrednią komunikację zdalną, która obejmuje nie tylko komunikację elektroniczną, ale także głosową, faksową, komunikatorową, a nawet bez konieczności stosowania takich metod (takich jak analiza dokumentów).

Nowe przepisy określają, że zarówno praca w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy może być wykonywana zdalnie. Kodeks pracy wprowadza trzy kategorie pracy zdalnej:

Całość pracy zdalnej odbywa się wyłącznie w trybie zdalnym; częściowo praca zdalna, czyli praca „hybrydowa”, odbywa się częściowo w biurze, a częściowo online;
praca zdalna okazjonalna – wykonywana w miarę potrzeb na pisemny lub elektroniczny wniosek pracownika, łącznie przez 24 dni w roku.

Pracownik zawsze musi wybrać miejsce do pracy zdalnej, a pracodawca musi zawsze wyrazić na to zgodę (czyli zaakceptować). Zwykle oczekuje się, że będzie to dom pracownika lub inne miejsce, które wybrał za zgodą pracodawcy. Strony stosunku pracy muszą zawsze wspólnie uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej. Oznacza to, że ani pracodawca, ani pracownik nie mogą zmusić drugiej strony do wyboru miejsca do pracy zdalnej. Nie wyklucza to scenariusza, w którym strony uzgodnią, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych lokalizacjach, a pracownik każdorazowo poinformuje o tym pracodawcę.

Przepis nie zapewnia jednak pracownikowi pełnej elastyczności w wyborze miejsca pracy zdalnej (tj. bez uprzedniego zapytania firmy).

Umowa o pracę zdalną może zostać zawarta przy zawarciu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia pracownika, np. w formie aneksu. Z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika może zostać zawarta pisemna lub elektroniczna umowa o przejściu z pracy tradycyjnej na zdalną. Jest to wyjątek od zasady zawartej w art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który stanowi, że zmiana umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Sama czynność wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to część etatu, czy praca zdalna oraz miejsce wykonywania pracy zdalnej powinny być objęte zakresem takiej umowy. Nie stoi to na przeszkodzie uzgodnieniu przez strony stosunku pracy dodatkowych wymogów dotyczących pracy zdalnej, o ile nie stoją one w sprzeczności z przepisami Kodeksu pracy.

Z wyjątkiem wniosków pracownic będących w ciąży, sprawujących opiekę nad dziećmi do lat 4 oraz należących do kategorii wskazanych w art. 1421 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, tj.

pracownicy-rodzice dziecka posiadający orzeczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wspieraniu kobiet w ciąży i rodzin „Na całe życie” (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329), tj. orzeczenie o znacznym i nieodwracalnym stopniu niepełnosprawności lub nieuleczalna, zagrażająca życiu choroba, która rozwinęła się w okresie rozwoju prenatalnego dziecka lub podczas porodu;
rodzice, którzy są jednocześnie zatrudnieni i mają dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
Pracownicy-rodzice dziecka, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655, 1079 i 1116), którzy odpowiednio orzeczenie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie rewalidacji i zajęć edukacyjnych.

Wnioski ww. pracowników mogą zostać odrzucone przez pracodawcę tylko wtedy, gdy byłoby to niemożliwe ze względu na sposób organizacji pracy lub charakter pracy wykonywanej przez wnioskodawcę. Pracodawca ma obowiązek przekazać wnioskodawcy pisemne lub elektroniczne powiadomienie o odrzuceniu wniosku w ciągu siedmiu dni roboczych od daty złożenia wniosku przez wnioskodawcę.

Podobnie jak dotychczasowa praca zdalna, wykonywanie pracy zdalnej będzie również możliwe na wniosek pracodawcy (zgodnie z art. 6719 § 3 Kodeksu pracy). Wydanie takiego zarządzenia jest jednak dopuszczalne tylko w przypadku stanu wyjątkowego (np. klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy od ich odwołania albo zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie pracy pracownika. obecne miejsce zatrudnienia jest chwilowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej. Zatem polecenie pracodawcy może być wydane tylko na czas określony iz przyczyn obiektywnych (przypadkowych), niezwiązanych z pracodawcą.

Oświadczenie w formie pisemnej lub elektronicznej potwierdzające, że pracownik dysponuje niezbędnym miejscem do pracy i możliwościami technologicznymi, musi być również złożone przez pracownika przed wydaniem przez pracodawcę jakichkolwiek poleceń dotyczących pracy zdalnej. W rezultacie, zanim pracownik będzie mógł zostać skierowany do pracy zdalnej, pracodawca musi najpierw ustalić, czy spełnia on wymagania. Pracodawca będzie mógł wydać polecenie tylko na podstawie oświadczenia pracownika w tym zakresie. W szczególności pracodawca nie może weryfikować ani kwestionować oceny pracownika dotyczącej jego środowiska pracy i możliwości technicznych.

Ponadto pracodawca i zakładowa organizacja związkowa (wszystkie zakładowe organizacje zawodowe, a gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści układu ze wszystkimi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych) powinny były dojść do porozumienia umowa określająca zasady wykonywania pracy zdalnej. Określa się zasady pracy zdalnej w przypadku braku porozumienia z zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi) oraz w przypadku braku działającej u pracodawcy zakładowej organizacji związkowej (w tym przypadku – po uzgodnieniu z przedstawicielami pracowników).

Jeśli nie dojdzie do porozumienia lub nie zostaną wydane ww. przepisy, dozwolona będzie również praca zdalna. Wtedy instrukcje wydane przez firmę lub zawarte z pracownikiem porozumienie określą wytyczne dotyczące pracy zdalnej. Podstawowe wymagania dotyczące porozumień z zakładowymi organizacjami związkowymi, regulaminów, porozumień z pracownikami oraz poleceń wykonywania pracy zdalnej określa regulamin.

Dodatkowo przepisy regulujące tzw. „okazjonalną pracę zdalną”, której czas pracy został ograniczony do 24 dni w roku. Jest to rodzaj pracy zdalnej w niepełnym wymiarze godzin, która ze względu na swoje unikalne cechy została uregulowana w mniej sztywny i bardziej elastyczny sposób. Tutaj większe znaczenie mają ustalenia stron co do sposobu jej przeprowadzenia. Tylko pracownik może zdecydować się na okazjonalną pracę zdalną (wymagane jest jego podanie). Co ważne, klauzula nie wyłącza pracownika, który obecnie częściowo (ogólnie) wykonuje pracę zdalną, z możliwości złożenia wniosku o okazjonalne zatrudnienie zdalne.

Mimo że pracodawca nie ma obowiązku zastosowania się do takiego żądania, każda odmowa będzie oceniana pod kątem prawa pracowników do równego traktowania i wolności od dyskryminacji.

Przed wprowadzeniem nowych przepisów istniały ograniczenia dotyczące możliwości pracy zdalnej poprzez telepracę, ale ograniczenia te były mniej łagodne, ponieważ telepraca nie pozwalała na częściową pracę zdalną. W przeciwieństwie do ustawodawstwa dotyczącego telepracy, obecnie nie ma obowiązku regularnego wykonywania takiej pracy ani przekazywania pracodawcy wyników pracy (np. za pomocą środków komunikacji elektronicznej).Nowe przepisy kodeksowe dotyczące pracy zdalnej zawierają jednak bezpośrednio pewne rozwiązania prawne, ponieważ uznano za słuszne opieranie się na zasadach, które stały się już utrwaloną praktyką.