Praca zdalna: jak bezbłędnie przyjąć nowe zasady?

Po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy w firmach pojawiło się wiele obaw i pytań o praktyczne kwestie stosowania nowych ograniczeń pracy zdalnej. Jak uniknąć błędów? Na najważniejsze zapytania odpowiada Wiktoria Kuc, Dyrektor Personalny Symfonii.
W jaki sposób należy ustalić ryczałt lub ekwiwalent dla pracowników wykonujących pracę zdalną?

Gdy pracodawca decyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej w sposób uzgodniony z pracownikiem, tj. w wymiarze dostosowanym do osobistych wymagań i specyfiki pracy, napotykamy trudności z wyliczeniem ryczałtu lub ekwiwalentu. Nie ma takiego wymogu w przypadku sporadycznej pracy zdalnej. Sumę ustalamy uwzględniając typowe opłaty za usługi internetowe. Efektywna praca zdalna powinna być możliwa dzięki jakości tej usługi. Dodatkowym problemem jest zryczałtowana taryfa za zużycie energii elektrycznej. W tym przypadku również zastosowaliśmy średnią taryfę za energię elektryczną. Oceniliśmy również, ile zużywa wypożyczany pracownikom sprzęt, taki jak laptop i monitor.

Jakie formularze muszą podpisać pracownicy w związku ze zmianą?

Pracownicy, którzy zdecydują się przyjąć pracę zdalną, muszą podpisać szereg dokumentów związanych z przejściem. Jest potwierdzeniem zawarcia umowy o pracę zdalną z pracodawcą (reprezentowanym przez bezpośredniego przełożonego), obejmującej czas trwania, miejsce i datę rozpoczęcia pracy. Dodatkowo, zanim pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę, pracownik musi zadeklarować, że spełnia warunki do podjęcia pracy zdalnej. W rezultacie należy opracować dokument z zaświadczeniem pracownika. Ponadto niezwykle ważne jest bieżące informowanie pracodawcy o wszelkich zmianach warunków pracy pracownika po zawarciu umowy o pracę. Jeżeli oceny ryzyka zawodowego nie zawierają jeszcze oceny pracy zdalnej, należy je zaktualizować.

Kiedy przedsiębiorcy muszą zacząć stosować się do nowych przepisów Kodeksu pracy?

Nowe przepisy weszły w życie 7 kwietnia br. i począwszy od tego dnia, przedsiębiorstwa muszą się do nich bezzwłocznie stosować. Na życzenie pracodawcy praca zdalna może być wykonywana do czasu wprowadzenia wewnętrznych regulacji. Należy również pamiętać, że nowe zasady całkowicie zastępują wcześniejsze standardy telepracy. W tym scenariuszu firma ma sześć miesięcy na zmianę umów telepracowników. Okres przejściowy określony w ustawie zmieniającej spowodował, że po wejściu do Kodeksu pracy przepisów o pracy online możliwe było wykonywanie pracy zdalnej przez sześć miesięcy.

Jak można rejestrować sporadyczną pracę zdalną?

Nie bez znaczenia jest również poziom cyfryzacji procesów u pracodawcy oraz system ewidencjonowania pracy zdalnej. Oczywiście korporacja tym skuteczniej dostosuje się do nowych zasad, im bardziej będzie zaawansowana technologicznie. Dostępnych jest wiele opcji oprogramowania kadrowego lub kadrowo-płacowego, które umożliwiają wprowadzanie danych do systemu. W porównaniu z innymi konwencjonalnymi metodami prowadzenia dokumentacji, w tym Microsoft Excel, oszczędza to dużo czasu i znacznie porządkuje informacje. Informujemy, że do świadectwa pracy potrzebna będzie informacja o dniach sporadycznej pracy zdalnej. Dlatego automatyzacja procesów bardzo pomaga wszystkim pracownikom i pomaga minimalizować błędy.

Jaki jest zakres przesłuchania tego ekwiwalentu przez ZUS i US?

Jak już wiemy, opłacanie przez pracownika wydatków związanych z pracą zdalną zazwyczaj nie liczy się jako przychód ze stosunku pracy. Nie można zatem określić wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ponieważ nie ma ku temu podstaw. Jednak gdy liczby drastycznie odbiegają od wybranych średnich, mogą pojawić się obawy. Pracodawcy, którzy zdecydują się na wprowadzenie zryczałtowanych kwot netto znacznie przekraczających rozsądne szacunki zużycia energii elektrycznej i cen internetu, narażają się na zakwestionowanie tego typu rozliczeń przez organy podatkowe. Można to postrzegać jako sposób na uniknięcie płacenia podatków i innych składek na wzrost wynagrodzenia pracownika, jak zwykle ma to miejsce. Najbardziej szczegółowe standardy i wytyczne wybrane przez firmę mogą być wymienione w regulaminie lub umowie i udostępnione pracownikom.