Zwrot kosztów pracy zdalnej: Obliczanie kwot ryczałtowych i pokrywanych kosztów

Tematyka pracy zdalnej, zarówno stałej, jak i okazjonalnej, od sześciu miesięcy jest uregulowana przepisami Kodeksu Pracy, wyjaśniającymi różne niejasności dotyczące pracy wykonywanej poza siedzibą firmy. Jednak ustalenie kwoty ryczałtowej za pracę zdalną pozostaje ciągłym wyzwaniem.

W nowych przepisach brakuje szczegółowych wytycznych dotyczących wyliczenia ryczałtu za pracę zdalną czy określenia prawidłowego sposobu płatności. W związku z tym pracodawcy stoją przed zadaniem poradzenia sobie z tymi kwestiami przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności.

Anastazja Naumczyk-Turecka, Senior Manager w Dziale Doradztwa Podatkowego oraz Magdalena Tomaka-Jarzyna, Manager w zespole rozwiązań dla pracodawców w Deloitte, zbadały, jak firmy praktycznie do tego podchodzą.

Ryczałt za pracę zdalną: dochód niepodlegający opodatkowaniu
Artykuł 6725 Kodeksu pracy wprost reguluje kwestię opodatkowania kosztów związanych z pracą zdalną. Stanowi, że wszelkie kwoty płacone przez pracodawców na pokrycie kosztów pracy zdalnej (w formie ryczałtu lub zwrotu) nie są uznawane za dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego też pracodawcy nie mają obowiązku potrącania z tych płatności podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenie społeczne ani składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ustalenie kwoty ryczałtu
Istnieje jednak niejasność dotycząca ustalenia wartości ryczałtu, co prowadzi do zróżnicowanego podejścia wśród pracodawców. Niektórzy wybierają minimalne płatności oparte wyłącznie na takich czynnikach, jak koszty Internetu i prądu, zwykle około kilku złotych miesięcznie.

Inne obejmują dodatkowe wydatki, takie jak zwiększone zużycie wody, oświetlenie i zużycie mebli biurowych (np. Krzeseł i biurek), odpowiednio dostosowując dodatek. Niektóre firmy rozważają szersze spektrum kosztów, obejmujące amortyzację i dodatkowe akcesoria, takie jak podnóżki, co skutkuje wyższymi ryczałtami, sięgającymi w skrajnych przypadkach kilku złotych dziennie.

Pracodawcy mogą rozszerzać katalog zwracanych kosztów, o ile istnieje obiektywne uzasadnienie związku ryczałtu z faktycznie poniesionymi wydatkami na pracę zdalną.

Sposób płatności i Regulamin
Regulamin nie określa sposobu wypłaty ryczałtu, pozostawiając to w gestii pracodawcy. Podczas gdy wielu woli płatności miesięczne, inni wybierają różne odstępy czasu, takie jak płatności kwartalne.

Ustalanie kosztów dla poszczególnych pracowników
Do rozważenia pozostaje decyzja, czy kalkulować koszty indywidualnie dla każdego pracownika, czy też poprzez uśrednioną wartość dla wszystkich pracowników w okresie rozliczeniowym. Ministerstwo Pracy na bieżąco doprecyzowuje pewne aspekty, podkreślając, że szczegółowe zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej będą niezbędnym elementem wewnętrznych porozumień lub regulaminów.

Zakres zwrotu: Koszty mediów i narzędzia pracy
Pokrycie kosztów mediów w ramach pracy zdalnej dotyczy wyłącznie energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Nie obejmuje zużycia wody ani wykorzystania przestrzeni domowej, chyba że określono to w wewnętrznych umowach lub regulacjach prawnych.

Pracownicy muszą potwierdzić przydatność swojego lokalu do pracy zdalnej, choć pracodawcy nie mają możliwości weryfikacji tej samooceny.

Pracodawcy są zobowiązani do pokrycia dodatkowych kosztów związanych z instalacją, serwisem, obsługą i konserwacją narzędzi pracy, pod warunkiem, że koszty te są określone w zleceniach, regulaminach lub umowach dotyczących pracy zdalnej.

O ile władze utrzymują stosunkowo liberalne stanowisko w sprawie dokumentacji wydatków, o tyle pracodawcy powinni zadbać o dokładność w ustalaniu ryczałtów za pracę zdalną. Nadal możliwa jest indywidualna kontrola organów podatkowych, ubezpieczeniowych i Inspekcji Pracy.